代表取締役ブログ

お客様の信頼を勝ち取る英語版自動車部品関連資料作成術

皆様こんにちは。　英文コピーライターの一條　彰です。

オフィース・Ichijoを立ち上げてから5年近く経ちました。　ここまで事業を継続し会社が発展したのは、多くのお客様にご支援頂けたからです。特に自動車部品業界のお客様には会社立ち上げ当初大変お世話になりました。御礼申し上げます。

又、サラリーマン時代にお世話になりました株式会社デンソーの皆様には心で言い表せないくらい大変感謝しております。加藤社長、丸山専務、岩瀬監査役を筆頭にお世話になりました皆様、本当に有り難うございました。これからも宜しくお願い申し上げます。

この記事を書くにあたって、会社立ち上げ当時、欧米の自動車メーカーに販売促進するプロジェクトに就いた経験が大変生かされたことを思い出します。

株式会社デンソーは品質を重んじる会社です。　一生懸命稼いだお給料の大半を投じて自動車をお買い上げになられるお客様の為に、万に一つの不良部品が生み出されない様設計から生産管理に至る様々な部門が品質管理を徹底して行うのです。

それは販売促進部門も例外ではありませんでした。　いかなる資料でも複数の役職者のチェックを経て承認されなければ社外への提出が許されませんでした。情報も厳格な管理を行っていた為、多くのお客様から信頼を勝ち取ることが出来たのでしょう。

この様にお客様から信頼性を勝ち取る為には　資料作成時も手を抜かないことが大切ですが、具体的に信頼を勝ち取る英語版自動車部品関連資料を作成する方法とは何でしょうか？　自身は以下5つを守る様に心掛けております。　

1. お客様の期待に応える情報を織り込む。

当然のことですが、お客様がお求めになる情報を織り込む様に心掛けましょう。資料作成過程で御社の強みを述べることは重要ですが、それはお客様が求めている情報でしょうか？

例えば見積書を作るなら、製品の仕様/性能/価格がお客様がお求めになる情報に近しいものが書かれてあることが必須です(だからといって、嘘を書いてはいけません)。

BFDフォーミュラ(Robert Bly著セールスライティング・ハンドブック P115参照)を基にお客様が期待する情報を考えた上で資料に織り込む様にしましょう。

・Beliefs(信念)

お客様が信じるものは何か？　あなたの製品が解決しようとしている問題や課題への態度は？

・Feelings(感情)

お客様はどう感じているか？　お客様の性格は？　お客様は仕事/業界の課題に対してどう汗顔が得ているか？

・Desires(欲望)

お客様は何を求めているか？目標は？あなたの製品はお客様の願望の実現をお手伝いできるか？

2. 全体像を考えてから補足情報を肉付けする。

この作業を行う目的は資料を予定の枚数で収めることにあります。　一部では、長い資料ほど優れているという誤った認識がされていますが、一般的にビジネス文書はコンパクトであるほど優れています。

出来るだけコンパクトに資料がまとまる様、作成前にあなたがその資料を作成する目的と達成したいゴールを考えてみましょう。

これらの2つのポイントは資料の土台と骨格になります。　そしてこれらが明確にさえなれば作業の半分は完成したと言えます。家を造る時と同じ様に土台と骨格がしっかりとしたものを作ることでしっかりとした資料が出来ます。

残念ながら、いきなり資料を作成する方が意外とたくさんいらっしゃいます。自身もそうすることがありましたが、例外無く、この作業を先に済ませてから追記する方が時間をロスせずに完成度が高いものが出来上がりました。

忙しいお客様に喜んで読んで頂けるコンパクトで品質の高い資料を作成する為には　このプロセスを踏んで資料を作成する様に心掛ましょう(これは英語版に限定されず他の言語の資料全てに当て嵌まる様に思います。)。

3. 適切な単語を用いる。

適切とは何でしょうか？　デジタル大辞泉の解説では、『［名・形動］状況・目的などにぴったり当てはまること。その場や物事にふさわしいこと。また、そのさま。「―に判断する」「―な表現」』・・・と書かれてあります。

今回のケースでは、「お客様が求める単語を用いて資料を作成すること」・・・と定義づけます。

例えば『方向指示器(ウィンカーとも言います。)』ですが、これを英語であらわすとどんな単語があるでしょうか？　Winker, Blinker, Turning Signal, Indicator, Turning Indicator, Flasher・・・等々様々な単語があります。

一般的には、これらの内何れの単語を用いても間違いではありません。　一方で個々の自動車メーカーにおきましてはそれぞれ社内で統一している単語が用いられることも少なくありません。

自身の会社員時代、デンソー社内では集積回路を用いた加速時計のことを transducerと言っていました。しかしながらお客様はaccelerometerという単語を使っておられました。　その為、資料には後者を用いて提出した記憶がございます。　

常日頃から、お客様との会話やお客様が作成された資料と注意深く接することで適切な単語が身に付きます。　又、場合によっては自動車部品業界/自動車業界全体で用いられる共通の単語もありますので、それらも学習しておく様にしましょう。

4. 読みやすさを心掛ける。

大きく分けて3つの要素が読みやすさを左右します。

(1)文章の長さ

この記事を読まれて感じられた方がいらっしゃるかも知れませんが、これに書かれている文章は最長でも3行以内に留めております。

英語で文章を作成する際は　(単語を組み合わせなければならないので)どうしても長くなってしまいがちですが、一つのアイデアだけを一つの文章に書く様にすると短く区切ることが出来ます。　

どうしてもたくさんの情報をお伝えしたい場合は短い文章を複数組み合わせれば良いのです。一つの文章は出来る限り少ない単語で組み立てられる様に心掛けましょう。　

(2)見やすさ/レイアウト

フォントの種類/大きさ、色、一つの文章の長さ、情報の配置・・・等がそれに相当します。具体的には、　

・英語で文章作成の際は極力横に長いフォント(Arial, Courier, Verdana等)、

・サイズは12〜14、

・強調する箇所は赤色にしたり蛍光マークをつける、

・見出しやBulletを用いて体裁を整える、

・一つの文章には一つのアイデアのみ記載、資料全体においては文節毎に似通った情報を記載する。

・・・等のテクニックを用いて読みやすくしましょう。

(3)言葉

アカデミックな世界では難解な表現が好まれますが、ビジネス文書は理解するのにストレスがかからない平易な表現が好まれます。

忙しいお客様に読解に悩んで時間をかけて頂かなくても済む様に、日常的に用いる言葉/言い回しを用いる様にしましょう。

一方で日常的に用いる言葉でもその資料の目的によっては　他の言葉を用いた方が良い場合があります。　例えば、自動車ディーラーでの販促用カタログであれば、業界用語に詳しくない一般消費者のお客様の為に平易な言葉を用いたものが喜ばれます。

TPO(Time/Place/Occassion)を考慮し、ストレス無しで読み取ることが出来る資料の作成を心掛けましょう。

5. お客様に尽くす姿勢をあらわす

セールススタッフに感じの良い人とそうでない人が居る様に、資料にも善し悪しがあります。　一般的に感じの良いスタッフはそうで無い人よりも売上が多いケースが殆どです。同様に優れた資料はお客様から好印象を得て次のビジネスにつながります。

勿論、これまでに説明したテクニックを用いれば他を圧倒する資料を作成することが出来ますが、実は資料の出来不出来はテクニック以外にもメンタル面で左右されるケースが多いのです。

精神的に余裕がある状態の時とそうで無い時では　余裕がある時の資料の品質が高い場合が殆どです。　余裕を持って資料作成に取り組むことが大切ですね？　その為に自身は以下の観点で業務に取り組む際に注意しております。

(1)健康状態は良いか？

(2)お腹が好きすぎてないか(逆に満腹も良くありません)?

(3)悩みが無いか(自身は悩みを抱えていても、仕事に取り組む前は気分転換で心の状態を整えています)？

(4)時間に余裕があるか(出来る限り納期前に資料を完成し、時間をおいてプルーフリードした上でお客様に提出する様に心掛けております)?

(5)作成作業に集中出来ているか(作業を邪魔する様々な要因から作業スペースを分離する様に心掛けております)？

(6)ポジティブな表現が採用されているか？

(7)お客様が心地よく感じる様になっているか？

又、文章は人間性があらわれます。　内面を磨く為にも、時には美術館に行ったり読書や旅行、そして精神鍛錬の為の修行をおこなうことも大切だと考えます。

会社設立から5年近く経ちましたが、これからも良質のサービスを自動車部品業界を始め多様なニーズにお応え出来る様に精進して参ります。　引き続きよろしくお願い申し上げます。　

尚、開業5年記念感謝際を実施致しますのでご興味がお有りのお客様はこちらもご覧下さい。

※参考迄に自社が現在迄に作成した自動車部品一覧はこちらです。

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