代表取締役ブログ
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社運を左右する重要事項を英語で確認する為の文書の書き方お客様に確認のお願いをされるのはどの様な時でしょうか？ 私が最初に思いつくのは、面談や打ち合わせの際 口頭で合意したことを英語で書面にして再度合意した内容に間違いが無いか確認をお願いすることです。 個人的な経験では、サラリーマン時代に、アメリカの自動車メーカの社長様にご来社頂いた際、その社長様が私の勤務先の自動車部品メーカに対して期待なさっていること、長期的な関係を構築するにあたって注意すべき点、そして宿題事項等を文書におこし、その上で認識に誤りが無いかご確認をお願いすることがございました。 さて、この様な英語で重要なことの確認をお願いする文書を作成するにあたり、忙しいお取引先の重役様にお出しする文書ですので、それが失礼の無い体裁/内容になっていることは必須です。 ・誤字脱字が無いこと ・内容に誤り(認識違い)が無いこと ・客観的に述べられていること ・失礼な表現/文章/単語が使われていないこと ・・・これらは最低限の条件ですが、更に以下英語でお客様に確認する際の文書を作成する為のコツを説明致しますのでご参照下さい。 社運を左右する重要事項を英語で確認する為の文書の書き方9つのポイント： 1. 感謝することから始めましょう。 この文書を読む為に、又、打ち合わせや情報のやりとりを行う為に受け手の方は時間/労力をとっておられるのです。一言それを書くだけで、英語圏の方と円滑なコミュニケーションを取ることが出来ますので忘れずにお書き下さい。 2. (英語での会議に関する確認のお願いの場合、)以下の情報を必ず記載しましょう。 打ち合わせが行われた場所、時間、日にち、その長さ、参加者、議事録の作成者、議事の概要を忘れずにお書き下さい。 3. 確認事項を誤りの無い様に箇条書きにしましょう。 5W1Hをベースに、確認事項を列記して下さい。わかり易い英単語を使ってシンプルにまとめる様に心掛けましょう。 4. 宿題事項を列記しましょう。 英語の確認書を受け取る関係者の誰かが宿題を抱えている場合、何を、誰が、何時、どうやって処理して、誰に報告するかを明確にしておくことが大事です。 5. あなたが作成した英語の書類が受け手に確実に素早く届く様に工夫しましょう。 ビジネスマンの多くは、毎日山の様な英語の書類に埋もれて奮闘されておられます。その山の様な書類にあなたが送付した英語の文書が紛れてしまわない様に 書類が確実に素早く届く様に工夫することがとても大切です。 速達を使う、封筒を目立つ色にする、宛名を担当者ではなく責任者にする・・・等の工夫が大切です。 6. 確認事項の重要性を明示しましょう。 繰り返しになりますが、たくさんの案件を短時間で処理することを求められ、日々ストレスにさらされながら業務に携わっておられます。 たくさんの業務の中であなたの案件を処理しなければならない理由は何でしょうか？ 折角、５で素早く届けることが出来た英語の文書でも 内容を軽視されてしまい処理が遅れてしまっては勿体無いです。最悪 忘れ去られてしまうリスクもございます。この様なことが起こらない様にあなたが記載した案件の重要性が相手に伝わる様にメッセージを記載願います。 7. 客観性を重視しましょう。 たまに見かけるのですが、英語で書く際に打ち合わせで参加者の方が述べられたこととご自身のご意見を合わせて議事録に掲載される方がいらっしゃいます。 議事録に記載する内容はその場で起こったことに限定されます。混同せずに、必ずそこで起こったこと限定して記載する様にしましょう。 8. 誤字脱字/失礼な表現/単語が無い様に確認しましょう。 例えば、参加者の名前に誤りがあっては失礼です。綴りに自身が持てない場合は、先方に確認して正しい名前を記載する様にしましょう。 勿論、失礼な表現/単語を文章に掲載しないことも大切です。 しかし、残念なことに日本では誤った意味合いで定着している英語の言葉があるのも否めません(例．アジア人をあらわす場合、Orientalは不適切です。正しくはAsian。こういった欧米人の中でも誤った認識をしている単語があるので注意が必要です。)。 自信が無い場合、欧米の文化に精通して、英語の文書作成に絶対的な自信を持つ方にプルーフ・リードをお願いしましょう。 9. 異議があるなら直ちに是正する様にお願いしましょう。 認識違いは後々、紛争を引き起こします。 日本語のやりとりでも誤解があるのですから、母国語でない英語ですと誤解が生じることもございます。 誤りがあれば必ず正す様に、そして修正内容は発信者のあなたから送付先全員に再送して下さい。
以下、社運を左右する重要事項を英語で確認する為の文書のサンプルをご用意致しましたのでご活用下さいませ。 PDFをダウンロードするにはコチラよりメールアドレスをご登録下さい
これらの情報がお役に立ちましたでしょうか？ ご質問がございましたら、以下からご連絡ください。 又、社運を左右する重要事項を英語で確認する為の文書1通400ワードを￥21,000(消費税込み)で(3月31日までは￥10,500)代筆致しております(詳しくはこちらから)のでお気軽にお声掛けくださいませ。
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