代表取締役ブログ
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英語圏のサプライヤに提出する見積もり依頼書の書き方法規制により英語圏のサプライヤの構成部品を採用することやコスト削減活動の一環で海外のサプライヤから商品を購入することは珍しくなくなりました。 かくいうわたくしが昔お世話になりました自動車部品業界におきましては、お客様の自動車メーカ指定のサプライヤから構成部品を購入することはずっと昔からやってきたことですし、政治的な理由で競合メーカから商品の購入を余儀なくされることがございまして大変苦労したものです。 さて、その様な時に出来るだけ円滑に見積もり作業を終わらせたいものですが、英語圏のサプライヤは日本と異なり、綿密にビッシリと書かれた見積もり依頼書を必要とします。 一つは文化的な背景の相違にございますが、一番の大きな理由は、納品の条件を予め明確にしておくことでトラブル回避に繋がりますし 又 自社の要望に合致した商品を出来るだけお得なお値段で供給することができる企業との相性を確認することが出来る為であります。 もちろん、あなたの指定する条件に完璧に合致することが出来る企業はそれほど多く無いでしょう。 わたくしが自動車部品メーカで海外営業担当でした頃は「海外の自動車メーカ様はなんと横暴な条件をつきつけてくるのだろう・・・」と嘆いたものでした。 しかし、購買サイドにいるあなたの立場からすると 「ただでさえ意思疎通の難しい英語圏のサプライヤに見積もり依頼をするのに・・・騙されてはならない」と妙に肩に力が入り過ぎたり/斜に構えた姿勢で英語圏のサプライヤに接してしまいがちになることでしょう。良く理解出来ます。 でも、そうなってしまうと冷静に判断することが出来なくなってしまいます。 あなたが英語圏のサプライヤに見積もり依頼をお願いして達成したいことは、出来るだけ安い価格であなたの定める条件に合致する商品を提供することが出来る相性の良い企業の見極めです。 出来るだけ優位に取引を進めようとするとあなたはサプライヤよりも一段高い場所から見積もり依頼をお願い出来るようになって頂くことが大切です。 一番有効な手段はクオリティの高い英語の見積もり依頼書をサプライヤに提示し、どれだけそのサプライヤが真摯な態度で回答して頂けるかを判断することにあります。 ここではしっかりとした英語の見積もり依頼書を書くことが出来る様にそのステップを解説致します。 あなたが優位な立場で英語圏のサプライヤに提出する見積もり依頼書を書く為の11の決まり： 1. 相性の良いサプライヤを探し出す為に、細かな情報提示/回答が必要となる質問を出来るだけ多く用意しましょう。 2. 各サプライヤそれぞれの強みを見極めることが出来る質問をたくさん用意しましょう。 意外なところで見落としがあるものです。そして、各サプライヤの強みに関する情報をたくさん入手することで 本命のサプライヤとの打ち合わせの際に対抗馬のサプライヤの情報を提示しあなたが優位な立場で交渉することを可能にします。 3. あなたの会社の経営者、株主、債権者の方針に沿った見積もり内容となっている様に気をつけましょう。 4. プロジェクトがあなたの意向通りに進められる様に見積もり提示の仕方に気をつけましょう。 時々 お客様のご意向を無視した提案/プロジェクト進行を行うサプライヤが残念ながらあるのが事実です。 その様なサプライヤと組んでしまったらプロジェクトが納期通りに終わらないばかりか、最悪の場合 頓挫してしまうことも否めません。 こういったトラブルが起こる要因の一つにあなたの意向が十分に伝わってないということもございます(無論 サプライヤサイドの理解が悪いという可能性もございます。)。明確な見積り条件が伝わる様にクリアな文章を書く様に心掛けましょう。 5. サプライヤとの良好な関係を構築出来る様に心掛けましょう。 6. サプライヤが見積り作業を円滑に出来る様に心掛けましょう。 質疑応答窓口、担当者名、電話番号、e-mail、会社住所、納期・・・これらは英語圏のサプライやが見積り作業を円滑に行う為に最低限必要な情報です。 7. プロジェクトの要旨を明確にしましょう。 あなたの会社がこのプロジェクトに取り組む意気込み、そして会社の思想を明確にすることでサプライヤはあなたの会社との接し方を学習します(そして、優良な会社はリサーチの上で最適なアイデアを提供します。) 。 ここでもサプライヤとの相性を確認するのです。 8. 会社概要を付ける様にしましょう。 あなたの会社の業界での位置付け、あなたのお客様のことを知って頂くことでサプライやの対応が変わってまいります(ここではポジティブなことを書く様に心掛けましょう)。 そして、あなたの会社と取引をすることで得られるサプライヤのメリットを明示することはサプライヤサイドにとってはモーティベーションの維持につながります。 9. 可能な限り細かな仕様条件を提示しましょう。 ここは見積り依頼作業の中で最も重要な箇所で一番細かく書くことが必要です。どの様なものが提供出来るでしょうか？一例をご覧下さい。 ・図面・公差・プロジェクトスケジュール(マイルストーン)・納品時期・技術/ビジネス上の必要条件・素材指定・調達先指定・・・等々。 10. その他の諸条件を可能な範囲で明確にしましょう。 会社毎に予算区分が異なります。 例えば旅費ですと、ある外資系金融機関ですとグリーン車でも会社が全額負担して頂けますが、自動車部品業界ですとその様なことは許されませんでした。 結局外資系金融機関は間接的にお客様にその費用を請求しているから その様なことが許されたのでしょうが、自動車部品業界ですと殆どのケースにおいて旅費は自腹(会社負担。 中には従業員が負担するというシビアな会社も中にはございます。)です。 この様に会社毎に決まりが異なる条件がございまして、取引を円滑に行うにあたって、商品の仕様以外にも取り決めておいた方が良いものがございます。 これらを出来るだけ列記してあげるとサプライヤは助かります。(他に考えられるものの例．型費、型の所有権、設計変更の費用、商品の肖像権・・・等) 11. 契約条件を明確にしましょう。 保証/補償の範囲/期間、プロジェクトの期間、罰則、アフターサービス等。あなたの会社がプロジェクトを進行するのに欠かせない取引のための条件を網羅して下さい。 12. (オプショナル)選考基準を明確にしましょう。 これは業界、会社毎に異なります。 私がお世話になった自動車部品業界では、これが明文化されることはございませんでした。 一方で これを明確にすることでサプライヤがあなたのことを真剣に考えて高い品質の見積り結果を提示してくることが期待出来ます。 あなたの会社の思想に合わせてこれを提示するか否かご判断下さい。
以下、英語圏のサプライヤに提出する見積もり依頼書のサンプルをご用意致しましたのでご活用下さいませ。(尚、見積り依頼書は少なくとも、一般的な仕様、技術詳細仕様と取引諸条件が掲載された3つのタイプがございます。 ここで提示しているものは取引諸条件について書かれたもののみですので、その他のサンプルがご入り用でしたら下のボタンからご連絡下さいませ。) PDFをダウンロードするにはコチラよりメールアドレスをご登録下さい
これらの情報がお役に立ちましたでしょうか？ ご質問がございましたら、以下からご連絡ください。
又、英語圏のサプライヤに提出する見積り依頼書1通400ワードを￥21,000(消費税込み)で(3月31日までは￥10,500)代筆致しております(詳しくはこちらから)のでお気軽にお声掛けくださいませ。
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