代表取締役ブログ
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お支払いや納品の催促に穏便なのに効果絶大な英文のメールの書き方折角E-mailを出したのに返事が無かったり、商品を納めたのにお支払いが無いと不安になりますよね？ そういった時に 催促しても良いものか？ お悩みになられることと存じます。 結論から申し上げますと、英語のメールで催促することは決して悪いことではございません。 しかし、メッセージによっては誤解が生じてこじれることがございます。 相手の感情を害せずに目的を達成する英文レターの文面にするには？ 文面を作成する際、以下のポイントを参考にしてください。 穏便なのに効果絶大な英文の催促メールの書き方4つのポイント： 1. 文章を丁寧に書いて、攻撃調にならない様にしましょう。 攻撃されると、防御若しくは反撃に転ずるのが人情です。 決して良い結果は生まれません。 さて、英語が母国語でない人間が書くとどうしてもぶっきらぼうで読み辛いものとなってしまいがちです。 そして、母国語で無いものですのでご自身がその様な意図をしていなくても 攻撃されている様に感じる文章を書いてしまうことが良くあるのです。 それでは、どうすれば 攻撃されていると欧米人が感じずに済む英文催促メールを書くことが出来るでしょうか？ 答え：疑問文を書く時は、Could, Would, Did等の過去形にし、pleaseを多用、そして 否定的な単語(例．humiliating, disgusting,disturbing, annoying等) を使わないことです。 これだけで 緊迫感が漂う内容においても和やかに催促することが可能です。 目的を達成する為には相手を追い詰めないことです。そして自信を持って主張しましょう。 2. 確認のお願いをしましょう。 遅延行為が発生している理由に、相手が誤解している恐れがあります(または あなた自身が誤解なさっている可能性もあります)。 これも先ほどと同じですが、相手を責めては良い結果が生まれません。 あくまでも、「認識に誤りが無いか？」確認のお願いをする姿勢で臨むことが催促時に有効です。元々定めていたお約束を書いて再認識頂くこともお忘れなく。 3. 重要性及び緊急性を訴えましょう。 健康に関わることですので今日の夕方までに必要ですとか、明日の結婚式までに必要ですとか、いかに相手が緊急性の高い重要なイベントに関わっているかを喚起することで、相手の方も積極的に動いて頂けるものです。 重要性を訴えることで、相手の方のやる気を高め 動いて頂ける様にお願いする姿勢が大事です。 ここでも繰り返しになりますが、相手の方を責めない様に、お気を付け下さい。 4.とにかく、返答頂ける様に回答し易い形で質問しましょう。 回答のし易い質問とは、例えば、Yes/Noで答えられるものです。 回答のし難い質問とは、例えば、遅れている理由/背景等の説明が必要なものです。 遅れるならば、何時までにお願いしたことをやって頂けるか？ 日にちで答える様にお願いするのも回答がし易い質問ですね。 回答者を煩わせずに済む質問を送付する様に心掛けて下さい。 ＊悪質な場合、何度催促しても対応頂けないことがございます。 その様な場合、時間をおいて繰り返しフォロー頂くことになりますが、強めに出る(例えば 取り立てやが回収に廻ることや差し押さえを行う様ことが有り得ることをお伝えする)ことが結果的に良い場合がございます。 その際、法的な見解や視点を織り込んで相手を説得しようとしない方が得策です。 そして、これを行うのは最終手段だとお考えになられた上でアクションを取って下さい。 催促する英文メールのサンプルをご用意いたしましたのでご活用下さいませ。 PDFをダウンロードするにはコチラよりメールアドレスをご登録下さい
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